Reges-Online: ce stim pana acum si ce intrebari raman fara raspuns

Desi Hotararea Guvernului nr. 295/2025 a intrat deja in vigoare din 31 martie, angajatorii si prestatorii de servicii asteapta inca procedura detaliata de acces in noua platforma Reges-Online, care va inlocui actualul sistem Revisal. Lipsa normelor a dat nastere unei serii de neclaritati, iar profesionistii din domeniu se vad nevoiti sa abordeze situatia „dupa ureche”, ghidandu-se dupa experientele altora si dupa informatii incomplete.

Primul pas: inrolarea angajatorului, nu a prestatorului
Una dintre confuziile recurente vizeaza chiar inceputul procesului: accesul in Reges-Online nu incepe cu prestatorul de servicii, ci cu angajatorul. Mai exact, crearea contului in platforma trebuie facuta de catre reprezentantul legal sau un imputernicit al angajatorului, iar identificarea se poate realiza prin semnatura digitala calificata sau prin intermediul sistemului ROeID. In practica insa, numerosi utilizatori semnaleaza dificultati in logarea cu semnatura digitala, ceea ce ingreuneaza si mai mult inrolarea.
Dupa crearea contului si validarea identitatii, urmatorul pas este obtinerea accesului efectiv la registrul salariatilor, operatiune care difera in functie de tipul angajatorului.

Documentele necesare pentru autorizare – un puzzle administrativ
In cazul angajatorilor inregistrati la ONRC, autorizarea este preluata automat de sistem, gratie integrarii cu baza de date ANAF. Insa pentru celelalte categorii (sucursale, entitati neinregistrate la ONRC, angajatori cu capital de stat sau privat), este necesara prezentarea fizica la ITM cu o lista de documente care variaza in functie de calitatea solicitantului. De la CIF si acte constitutive pana la imputerniciri notariale sau semnate electronic, birocratia pare sa se mentina consistenta chiar si in era digitalizarii.

Delegarea catre prestatori – controlul ramane la angajator
Odata ce angajatorul a fost autorizat, acesta poate acorda acces prestatorului de servicii direct din platforma, din meniul „Delegare”. Atentie, insa: HG nr. 295/2025 prevede clar ca nu prestatorul solicita acces pentru clientii sai, ci fiecare angajator trebuie sa-si creeze propriul cont si sa decida cui ofera acces.
In plus, prestatorul trebuie sa aiba, la randul sau, cont creat in Reges-Online prin reprezentantul propriu si sa indeplineasca conditiile prevazute de art. 2 lit. b) din HG 295/2025, respectiv:
-prestator - persoana fizica ce desfasoara activitati economice in conditiile Ordonantei de urgenta a Guvernului 44/2008 privind desfasurarea activitatilor economice de catre persoanele fizice autorizate, intreprinderile individuale si intreprinderile familiale;
-expertul contabil si contabilul autorizat care isi exercita profesia individual ori prin societate de expertiza contabila/societate de contabilitate in conditiile Ordonantei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitatii de expertiza contabila si a contabililor autorizati;
-persoana juridica, prestator care, in baza unui contract de prestari servicii incheiat cu angajatorul, efectueaza serviciul de completare si transmitere a elementelor privind incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractului individual de munca;
 
O problema complicata: prestatorii fara salariati
Un aspect problematic ridicat de HG 295/2025 este legat de faptul ca datele din Registru trebuie completate de salariati desemnati prin decizie scrisa, fie din partea angajatorului, fie – in cazul delegarii – din partea prestatorului:
Art. 3. -
(5) Completarea si transmiterea datelor in Registru, precum si prelucrarea acestora se realizeaza de catre unul sau mai multi salariati, desemnati prin decizie scrisa de catre angajatorii prevazuti la art. 1, cu respectarea prevederilor legale privind protectia si confidentialitatea datelor cu caracter personal.
(6) Angajatorii prevazuti la art. 1 lit. a) si c) pot contracta serviciul de completare si transmitere a datelor in Registru, prin incheierea de contracte de prestari servicii cu prestatorii prevazuti la art. 2 lit. b), cu respectarea obligatiilor legale privind protectia datelor cu caracter personal.
(7) In cazul prevazut la alin. (6), completarea si transmiterea datelor in Registru, precum si prelucrarea acestora se realizeaza de catre unul sau mai multi salariati desemnati prin decizie scrisa de catre prestator, dintre salariatii proprii.
Aici apare o dificultate majora: multi dintre prestatorii vizati de HG 295 (de exemplu, PFA-urile sau contabilii autorizati) nu au salariati, deci nu pot desemna pe nimeni printr-o astfel de decizie.
Aceasta cerinta pune sub semnul intrebarii aplicabilitatea practica a noii reglementari pentru o parte semnificativa din profesionistii activi in acest domeniu.

Concluzie: intre intentii bune si realitate birocratica
In lipsa unei proceduri oficiale clare de acces, a unui ordin complet si a unei comunicari unitare, tranzitia la Reges-Online risca sa fie una anevoioasa. Desi obiectivul declarat este digitalizarea si eficientizarea gestionarii registrului salariatilor, realitatea curenta este ca multi angajatori si prestatori se confrunta cu obstacole tehnice si birocratice, in absenta unor normelor.
Pana la aparitia proiectului de ordin – care ar trebui, teoretic, sa fie pus in dezbatere publica pana la finalul lunii aprilie – cei interesati trebuie sa se inarmeze cu rabdare, sa urmareasca cu atentie actualizarile de pe site-ul Reges-Online si, mai ales, sa evite erorile ce pot rezulta dintr-o inrolare facuta fara claritate procedurala.